Det första som ska göras när en kommitté är kallad.

• Läs igenom "Instruktionerna från Handboken kapitel 20" och följ instruktionerna.
• En webbplats ska ni inte skaffa, det gör NRG åt er. Facebook sida finns för Bolliaden och Svung. Kontakta oss om du har frågor
• Hitta en lämplig plats/lokaler för att ha konferensen/aktiviteten.
• De vanligaste konferenserna i Sverige är Bolliaden, Svung, FSY och Festinord.
  Alla andra är stavsaktiviteter för UEV såsom Valentine, SoulNite, Brightness och Create. Sedan finns också för vuxna medlemmar MSA Nordic, Easter Convention och Temple Convention.

• Planera aktiviteterna och sätt budgeten för vad aktiviteterna, lokaler och kostar. Sätt därefter priset för de som anmäler sig.

 När man organiserar en aktivitet eller konferens bör man tänka på följande: (Utdrag från kyrkans Handboken 2, kapitel 13.)

Syftet med kyrkans aktiviteter

Aktiviteter på församlings-, stavs- och flerstavsnivå sammanför kyrkans medlemmar som ”medborgare tillsammans med de heliga” (Ef 2:19). Förutom att vara roliga och underhållande ska aktiviteter bygga vittnesbörd, stärka familjer och främja enighet och personlig tillväxt.
Aktiviteter stärker medlemmarna genom att inge dem en känsla av samhörighet och ömsesidigt stöd. Aktiviteter ska hjälpa medlemmarna att känna att de hör samman med andra i sin ålder, med sina ledare och med sina familjer. Aktiviteter ska också hjälpa medlemmarna att uppleva hur evangeliet ger dem ”de heligas glädje” (Enos 1:3).

Kyrkans aktiviteter ska planeras i avsikt att fylla ett evangelieinriktat ändamål. Förutom det allmänna syfte som nämns ovan innefattar det här bland annat följande:

1. Att medverka i tjänandeprojekt (Mormon Helping Hands) som är till glädje för andra och bygger samhällsrelationer.
2. Att utveckla talanger och uppskattning av kultur.
3. Att förbättra kondition och lära sig sportsmannaanda.
4. Att skaffa sig bildning och yrkesutbildning.
5. Att fira särskilda dagar och fira lokala högtidsdagar eller händelser i kyrkans historia.
6. Att utveckla ledarfärdigheter.
7. Att bli oberoende.
8. Att delta i missionsarbete, arbetet med att behålla nyomvända, aktivera samt tempeltjänst och släktforskning.

Uppmuntra deltagande 

De som planerar aktiviteter försöker få deltagarna aktivt engagerade eftersom det oftast är mer givande att delta än att bara se på. Ett sätt att uppmuntra deltagande är att låta medlemmar använda sina gåvor, färdigheter och talanger i aktiviteten.

De som planerar aktiviteter ska göra särskilda ansträngningar att nå ut till nya medlemmar, mindre aktiva medlemmar, ungdomar, ensamstående vuxna, funktionshindrade och personer av annan tro. Ledarna ska vara lyhörda för deltagare med särskilda omständigheter som till exempel kroppsliga begränsningar, familjeangelägenheter och kulturella och språkliga skillnader.

Normer

Kyrkans aktiviteter ska följa och förmedla kyrkans normer. De ska tillhandahålla en sund miljö där deltagare kan knyta vänskapsband med andra som har liknande tro och normer. Aktiviteter ska vara upplyftande och betona sådant som är ”dygdigt, älskligt eller hedrande eller berömvärt” (Trosartiklarna 1:13). Aktiviteter får inte innehålla något som är omoraliskt eller tvetydigt eller som får det som är ont att verka acceptabelt och normalt. Ledarna ser till att all underhållning är i samklang med Frälsarens lära.

Deltagarna ska vara välvårdade och deras klädsel lämplig för aktiviteten. Biskopsrådet eller stavspresidentskapet bestämmer klädsel för aktiviteter. Ledarna som planerar en aktivitet kan föreslå klädsel som överensstämmer med evangeliets principer.

Skadliga ämnen som strider mot Visdomsordet tillåts inte på kyrkans aktiviteter eller i kyrkans lokaler. Personer som uppenbarligen är alkoholeller drogpåverkade får inte ges tillträde till kyrkans aktiviteter.

Se Vägledning för de unga (normerna gäller alla) för ytterligare information om kyrkans normer.

Stavs-, flerstavs- och områdesaktiviteter

De flesta aktiviteter i kyrkan anordnas på församlingsnivå. Likväl uppmuntras lokala ledare att emellanåt anordna stavs- och flerstavsaktiviteter när dessa aktiviteter bättre fyller de ändamål som beskrivs i 13.1.

Stavs- och flerstavsaktiviteter är särskilt fördelaktiga för ungdomar och unga ensamstående vuxna. De här aktiviteterna är särskilt viktiga i områden där antalet unga medlemmar är litet eller där dessa sällan umgås med större grupper av medlemmar. Välplanerade stavs- och flerstavsaktiviteter kan ge unga medlemmar tillförsikt i medlemskapet i kyrkan, en större vänkrets och tillfällen att möta en framtida livskamrat som de kan vigas med i templet.

Där unga ensamstående vuxna kan komma samman till rimlig kostnad och med rimlig tidsåtgång, ska de ha omväxlande, enkla flerstavsaktiviteter i måttlig utsträckning. Större evenemang för unga ensamstående vuxna kan också anordnas emellanåt.

Alla stavsaktiviteter måste godkännas av stavspresidentskapet, och de samordnas på stavsrådets möten. Stavs ledarna informerar i god tid församlingsledarna om stavsaktiviteter. De ser också till att stavsaktiviteter kompletterar församlingsaktiviteterna och inte konkurrerar med dem.

Om stavspresidenter anser att en flerstavsaktivitet skulle vara till nytta för medlemmarna i sina stavar, kan de begära tillstånd för aktiviteten från en medlem i presidentskapet för de sjuttio eller områdespresidentskapet. Särskilda tillfällen som helgdagar eller firandet av en viktig lokal tilldragelse kan ge möjlighet till sådana aktiviteter. Ungdomskonferenser (se 13.4), tjänande aktiviteter, kulturaktiviteter och idrotts-, sport- eller fritidsaktiviteter kan alla anordnas på flerstavsnivå. Sådana aktiviteter samordnas ofta på mötena för samordnande råd.

Innan stavspresidenter föreslår en flerstavsaktivitet avgör de om en sådan är bästa sättet att tillgodose de behov som framkommit. Stavspresidenterna beaktar också kostnad, tid och resor som krävs för aktiviteten. Dessutom tänker de på säkerheten och tillgång på behövliga resurser.

En medlem av presidentskapet för de sjuttio eller områdespresidentskapet kan utse områdes sjuttio eller stavspresidenter till ordförande i kommittéerna som planerar och genomför flerstavs- eller områdesaktiviteter. Stavspresidentskapen kan kalla medlemmar i sina stavar att delta i de här kommittéerna. Dessa medlemmar rapporterar till stavspresidentskapet.

Medlen till de flesta flerstavsaktiviteter kommer från de medverkande stavarnas budgetar. Medel till större aktiviteter, som till exempel kulturevenemang i samband med tempelinvigningar, kan komma från områdeskontoret eller kyrkans huvudkontor när de godkänts.

Stavs-, flerstavs- och områdesaktiviteter ska följa kyrkans normer och kyrkans riktlinjer för resor (se 13.2.4 och 13.6.24). De här aktiviteterna kräver effektivt ledarskap, noggrann planering och tillräckliga resurser.

Stripe används som betalningssystem för de flesta av kyrkans konferenser samt några aktiviteter.

Om man inte betalar via Stripe är man inte registrerad och får inte komma på konferensen/aktiviteten. Man behöver inte skapa ett Stripe konto. Men man måste dock ha ett kontokort att betala med.

Varje stav handhar själva de pengar som kommer in till Stripe. Det är den ekonomiska kamreren i staven har hand om detta och ingen annan tillåts att hantera dessa pengar.

OBS. För ungdomar i unga män och unga kvinnors ålder fodras en målsman som gör själva anmälan och betalning.

GDPR gäller även våra konferenser och aktiviteter där anmälan ska göras.

Dataskyddsförordningen, GDPR, stärker dina rättigheter som privatperson. Du har bland annat rätt att få reda på vilka personuppgifter om dig som ett företag eller annan organisation hanterar, rätt att få felaktiga personuppgifter rättade och i vissa fall rätt att få uppgifter raderade.

Vi samlar endast in den information som är nödvändig för anmälan till konferensen. Vi använder då informationen endast på konferensen.

Vi samlar in dessa uppgifter: namn, e-post, kön, ålder, land, stav, församling, kost, funktionshinder och annat som är viktigt för att genomföra konferensen till din belåtenhet.

Efter konventionen kommer din personliga information att raderas.

Vi samlar inte in vilken IP-adress eller webbläsare du använder.